สกภ.
สำนักงานกิจการสภามหาวิทยาลัย
ความเป็นมา
พระราชบัญญัติมหาวิทยาลัยราชภัฏ พ.ศ. ๒๕๔๗ มาตรา ๑๖ วรรคหนึ่งบัญญัติให้มีสภามหาวิทยาลัยประกอบด้วยนายกสภามหาวิทยาลัยและกรรมการสภามหาวิทยาลัยตาม (๑) – (๕) ตามมาตรา ๑๘ สภามหาวิทยาลัยมีบทบาทในการควบคุมดูแลกิจการทั่วไปของมหาวิทยาลัยและโดยเฉพาะมีอำนาจหน้าที่ตาม (๑) – (๑๗) นอกจากนี้ การดำเนินการของสภามหาวิทยาลัย ข้อบังคับมหาวิทยาลัยราชภัฏอุดรธานี ว่าด้วย การประชุมสภามหาวิทยาลัยและการดำเนินงานของสภามหาวิทยาลัย พ.ศ. ๒๕๖๑กำหนดอำนาจและหน้าที่ของนายกสภามหาวิทยาลัยและเลขานุการสภามหาวิทยาลัยไว้หลายประการซึ่งเกี่ยวข้องโดยตรงในการบริหารงานของมหาวิทยาลัย
มหาวิทยาลัยเห็นว่า เพื่อให้มีหน่วยงานสนับสนุนการปฏิบัติหน้าที่ของสภามหาวิทยาลัย นายกสภามหาวิทยาลัย และเลขานุการสภามหาวิทยาลัย ซึ่งมีบุคลากรประจำ มีระบบการการปฏิบัติงาน การดำเนินงานด้านงบประมาณ การเงินและพัสดุที่ชัดเจน จึงเสนอให้มีการจัดตั้งสำนักงานกิจการสภามหาวิทยาลัยราชภัฏอุดรธานีให้ มีฐานะเทียบเท่ากอง ภายใต้สำนักงานอธิการบดี โดยมีรองอธิการบดีที่สภามหาวิทยาลัยแต่งตั้งให้ดำรงตำแหน่งเลขานุการสภามหาวิทยาลัยเป็นผู้กำกับดูแล และมีผู้อำนวยการสำนักงาน ซึ่งมีระดับตำแหน่งเทียบเท่าผู้อำนวยการกองเป็นผู้บังคับบัญชาเจ้าหน้าที่ในสำนักงานสภามหาวิทยาลัย ทั้งนี้ การจัดตั้งสำนักงานกิจการสภามหาวิทยาลัยราชภัฏอุดรธานี ทำโดยออกประกาศสภามหาวิทยาลัย โดยอาศัยอำนาจตามพระราชบัญญัติมหาวิทยาลัยราชภัฏ พ.ศ. ๒๕๔๗ มาตรา ๑๘ (๒) ประกอบกับข้อบังคับมหาวิทยาลัยราชภัฏอุดรธานี ว่าด้วย การจัดตั้ง การบริหาร และการดำเนินงานของหน่วยงานภายในระดับกองหรือหน่วยงานที่เรียกชื่ออย่างอื่นที่มีฐานะเทียบเท่ากอง
วัตถุประสงค์
๑. สนับสนุนการปฏิบัติหน้าที่ของสภามหาวิทยาลัย ให้เป็นไปตามกฎหมาย ระเบียบข้อบังคับ ภายใต้หลักธรรมาภิบาลในสถาบันอุดมศึกษา
๒. เป็นหน่วยงานธุรการของสภามหาวิทยาลัยในการจัดประชุมสภามหาวิทยาลัย
๓. วิเคราะห์นโยบาย มติของสภามหาวิทยาลัยเพื่อนำไปสู่การปฏิบัติ และติดตามผลการดำเนินงาน
๔. ศึกษาการบังคับใช้ระเบียบข้อบังคับการดำเนินงานตามนโยบายมติของสภามหาวิทยาลัยเพื่อเสนอต่อสภามหาวิทยาลัยพิจารณาปรับปรุงพัฒนาให้ข้อเสนอแนะแก่ส่วนราชการส่วนงานและหน่วยงานภายใน
ภาระหน้าที่ความรับผิดชอบ
สำนักงานกิจการสภามหาวิทยาลัยราชภัฏอุดรธานีเป็นหน่วยงานที่ดำเนินงานให้เป็นไปตามนโยบายและทิศทางตามที่สภามหาวิทยาลัยกำหนดและมีฐานะเทียบเท่าหน่วยงานระดับกองอยู่ภายใต้การกำกับของสภามหาวิทยาลัยโดยมีเลขานุการสภามหาวิทยาลัยซึ่งเป็นผู้ดำรงตำแหน่งรองอธิการบดีที่สภามหาวิทยาลัยแต่งตั้งตามคำแนะนำของอธิการบดีเป็นผู้กำกับดูแลมีผู้อำนวยการสำนักงานกิจการสภามหาวิทยาลัยเป็นผู้บังคับบัญชาเจ้าหน้าที่ในสำนักงานกิจการสภามหาวิทยาลัยมีโครงสร้างหน่วยงานภายใต้สังกัดสำนักงานอธิการบดี
โดยสำนักงานกิจการสภามหาวิทยาลัยราชภัฏอุดรธานีแบ่งส่วนงานเป็นงานจำนวน๒งานได้แก่
๑) งานบริหารงานทั่วไป
๒) งานจัดการประชุม และติดตามผลการดำเนินงาน
ภาระงานความรับผิดชอบในแต่ละงาน ดังนี้
๑. งานบริหารงานทั่วไป
- ลงทะเบียนรับส่งหนังสือภายใน/ภายนอกมหาวิทยาลัย
- ควบคุมเลขที่หนังสือส่ง/คำสั่ง/ประกาศของสภามหาวิทยาลัยและมหาวิทยาลัย
- ดำเนินการจัดเก็บหนังสือเวียนคำสั่งกฎระเบียบข้อบังคับต่างๆ
- จัดส่งหนังสือเวียนให้ผู้เกี่ยวข้องทั้งภายในและภายนอก
- งานเก็บรักษา/ค้นคว้า/ยืมและทำลาย
- งานประกันคุณภาพภายใน งานจัดการความรู้(KM) และการจัดทำคู่มือปฏิบัติงาน
- จัดทำแผนและคำขอตั้งงบประมาณประจำปีของสำนักงานสภามหาวิทยาลัย
- งานบริหารพัสดุ/ครุภัณฑ์ จัดซื้อ–จัดจ้าง
- ตรวจสอบวัสดุคงเหลือสิ้นปีและรายงานให้กับมหาวิทยาลัย
- ดำเนินการจัดทำเอกสารเบิก–จ่ายและควบคุมบัญชีของสำนักงานสภามหาวิทยาลัย
- จัดทำแผนพัฒนาบุคลากร และการพัฒนาศักยภาพบุคลากรที่ปฏิบัติงาน
- จัดทำแผนงบประมาณประจำปี
- ปฏิบัติงานอื่น ๆ ตามที่ได้มอบหมาย
๒. งานการจัดประชุม และติดตามผลการดำเนินงาน
- จัดทำปฏิทินการจัดประชุมสภามหาวิทยาลัย
- ร่างและพิมพ์หนังสือเชิญประชุมคณะกรรมการสภามหาวิทยาลัยหรือบันทึกต่างๆที่เกี่ยวข้องกับคณะกรรมการสภามหาวิทยาลัย
- รวบรวมเรื่องจากนายกสภามหาวิทยาลัยกรรมการสภามหาวิทยาลัยเพื่อจัดทำระเบียบวาระการประชุมโดยนำประเด็นสำคัญมาวิเคราะห์สังเคราะห์เพื่อจัดทำความเห็นประกอบการพิจารณาของคณะกรรมการสภามหาวิทยาลัยตามความจำเป็น
- เสนอระเบียบวาระการประชุมต่อเลขานุการสภามหาวิทยาลัยจัดทำบันทึกสรุปย่อเรื่องแนบระเบียบวาระการประชุมแต่ละเรื่องและขอข้อมูลเพิ่มเติมจากเจ้าของเรื่อง
- การจัดทำระเบียบวาระ จัดทำแฟ้ม/เอกสารประกอบการประชุม ตรวจสอบความถูกต้อง ดูแลการจัดทำเอกสาร การประชุมให้เรียบร้อยก่อนส่งออกถึงกรรมการ พร้อมทั้งจัดเตรียมข้อบังคับ ระเบียบ ประกาศ หรือคำสั่ง ที่เกี่ยวข้องไว้ใช้อ้างอิงในวันประชุม
- ดำเนินการนำเสนอนายกสภามหาวิทยาลัยลงนามในข้อบังคับระเบียบประกาศและคำสั่งของสภามหาวิทยาลัยและอื่นๆที่เกี่ยวข้อง
- บันทึกแจ้ง/ส่งข้อบังคับระเบียบประกาศและคำสั่งที่มีผลบังคับใช้แล้วให้สำนักงานอธิการบดีแจ้งเวียนหน่วยงานต่างๆ
- สรุปบันทึกมติที่ประชุม จัดทำรายงานการประชุม รวมทั้งติดตามผลการดำเนินงานตามมติ และประชาสัมพันธ์เผยแพร่มติที่ประชุม
- การเตรียมความพร้อมจัดประชุมในรูปแบบอิเล็กทรอนิกส์ และการลงมติในรูปแบบอิเล็กทรอนิกส์
- จัดทำเว็บไซต์ของสำนักงานสภามหาวิทยาลัยพร้อมทั้งปรับปรุงและพัฒนาให้มีประสิทธิภาพและทันสมัย พัฒนาเทคโนโลยีสารสนเทศ เพื่อสนับสนุนการจัดการประชุม เช่น web site, e-Meeting
- รวบรวม วิเคราะห์ ข้อบังคับ ระเบียบ และมติสภามหาวิทยาลัย สำหรับการปฏิบัติงาน ของสภามหาวิทยาลัย และเพื่อการอ้างอิง พัฒนาระบบและจัดทำฐานข้อมูลเพื่อการสืบค้นมติการประชุมให้ทันสมัย
- ประสานงานและติดตามผลการดำเนินงานของคณะกรรมการชุดต่างๆที่สภามหาวิทยาลัยแต่งตั้งขึ้นเช่นคณะกรรมการติดตามตรวจสอบและประเมินผลงานของมหาวิทยาลัยคณะกรรมการส่งเสริมกิจการมหาวิทยาลัยคณะกรรมการอุทธรณ์และร้องทุกข์ประจำมหาวิทยาลัยเป็นต้น
- จัดทำฐานข้อมูลมติที่ประชุมของคณะกรรมการสภามหาวิทยาลัย และคณะกรรมการอื่นๆ เพื่อนำมาใช้ประโยชน์ในการประชุมและเกิดความคล่องตัว ในการใช้งาน บริการและเผยแพร่ข่าวสารการปฏิบัติงานของสภามหาวิทยาลัยสู่มหาวิทยาลัย และประชาคม
- ปฏิบัติงานอื่น ๆ ตามที่ได้มอบหมาย
โครงสร้างสำนักงานกิจการสภามหาวิทยาลัย
โครงสร้างการบริหารงาน บุคลากร และผู้ปฏิบัติงานสนับสนุน
แนวทางการพัฒนาการดำเนินงาน
๑. ด้านการบริหารจัดการประชุมของสภามหาวิทยาลัย มุ่งเน้นการรองรับสนับสนุนภารกิจ ของสภามหาวิทยาลัยโดยการให้บริการประสานงานและอำนวยความสะดวกในการประชุมของสภามหาวิทยาลัยคณะกรรมการคณะอนุกรรมการที่สภามหาวิทยาลัยแต่งตั้งและประสานกับการประชุมผู้บริหารมหาวิทยาลัยให้สามารถดำเนินการได้อย่างมีประสิทธิภาพพัฒนาระบบการประชุมในรูปแบบผสมผสานการสื่อสารอิเล็กทรอนิกส์
๒. ด้านบทบาทหน้าที่และภารกิจ ของคณะกรรมการสภามหาวิทยาลัย และสำนักงานกิจการสภามหาวิทยาลัย โดยการจัดกิจกรรมพบปะแลกเปลี่ยนความคิดเห็น การประชุมร่วมกับผู้บริหารระดับคณะ/สำนัก/สถาบัน รวมถึงการจัดอบรม/สัมมนาให้แก่คณะกรรมการสภามหาวิทยาลัย แลกเปลี่ยนเรียนรู้กับสภามหาวิทยาลัยในมหาวิทยาลัยอื่น ๆ
๓. ด้านศูนย์กลางข้อมูลสารสนเทศ เพื่อเผยแพร่และประชาสัมพันธ์นโยบายของ สภามหาวิทยาลัยราชภัฏอุดรธานี โดยจะต้องเร่งรัดดำเนินการจัดทำ/พัฒนาเว็บไซต์เพื่อรวบรวมข้อมูลข่าวสาร กฎ ระเบียบ ข้อบังคับของมหาวิทยาลัย รวมถึงระเบียบวาระการประชุม รายงานการประชุม ของการประชุม สภามหาวิทยาลัย คณะกรรมการติดตามตรวจสอบและประเมินผลงานของมหาวิทยาลัยคณะกรรมการส่งเสริมกิจการมหาวิทยาลัยคณะกรรมการบริหารมหาวิทยาลัยคณะกรรมการคณะอนุกรรมการที่สภามหาวิทยาลัยแต่งตั้งเพื่อเป็นศูนย์กลางข้อมูลสารสนเทศของสภามหาวิทยาลัยและให้บริการข้อมูลแก่หน่วยงานทั้งภายในและภายนอกมหาวิทยาลัย
๔. ด้านการทำหน้าที่ประสานงาน ติดตามและเชื่อมโยงนโยบายของสภามหาวิทยาลัยสู่ มหาวิทยาลัยและประชาคม และจากมหาวิทยาลัยกับประชาคมสู่สภามหาวิทยาลัย เพื่อเผยแพร่นโยบายของ สภามหาวิทยาลัย และมติการประชุมที่สำคัญของสภามหาวิทยาลัย ให้เข้าถึงรวดเร็ว สะดวกและชัดเจน เป็นช่องทางในการเผยแพร่ข้อมูลข่าวสารต่างๆ ของสภามหาวิทยาลัยไปสู่ประชาคม ทั้งภายในและภายนอกมหาวิทยาลัย
ข้อกฎหมายที่เกี่ยวข้องในการขอจัดตั้ง
พระราชบัญญัติมหาวิทยาลัยราชภัฏ พ.ศ. ๒๕๔๗
มาตรา ๑๑ การจัดตั้ง การรวม และการยุบเลิกสำนักงานวิทยาเขต บัณฑิตวิทยาลัย คณะ สถาบัน สำนัก วิทยาลัย ศูนย์ ส่วนราชการหรือหน่วยงานที่เรียกชื่ออย่างอื่นที่มีฐานะเทียบเท่าคณะ ให้ทำเป็นกฎกระทรวง
การแบ่งส่วนราชการเป็นสำนักงานคณบดี สำนักงานผู้อำนวยการ และกอง ส่วนราชการหรือหน่วยงานที่เรียกชื่ออย่างอื่นที่มีฐานะเทียบเท่ากอง ให้ทำเป็นประกาศกระทรวงและประกาศในราชกิจจานุเบกษา
การแบ่งส่วนราชการเป็นงาน ส่วนราชการหรือหน่วยงานที่เรียกชื่ออย่างอื่นที่มีฐานะเทียบเท่างาน ให้ทำเป็นประกาศมหาวิทยาลัย
มาตรา ๑๘ สภามหาวิทยาลัยมีอำนาจและหน้าที่ควบคุมดูแลกิจการทั่วไปของมหาวิทยาลัย และโดยเฉพาะให้มีอำนาจและหน้าที่ ดังนี้ (๒) ออกกฎ ระเบียบ ประกาศและข้อบังคับของมหาวิทยาลัย และอาจมอบให้ส่วนราชการใดในมหาวิทยาลัยเป็นผู้ออกกฎ ระเบียบ ประกาศและข้อบังคับสำหรับส่วนราชการหรือหน่วยงานนั้นเป็นเรื่อง ๆ ก็ได้
(๑๕) พิจารณาและให้ความเห็นชอบในเรื่องที่เกี่ยวกับกิจการของมหาวิทยาลัยตามที่อธิการบดีหรือสภาวิชาการเสนอ และอาจมอบหมายให้อธิการบดีหรือสภาวิชาการปฏิบัติการอย่างหนึ่งอย่างใดอันอยู่ในอำนาจและหน้าที่ของสภามหาวิทยาลัยได้”